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2025.5.15 ChatGPTに予算管理をさせる

お疲れ様です。

私の研究室には卒研生が4人配属され、4年生から6年生まで含めて計8名体制となりました。

ただ、薬学部ということもあり、講義や補講の合間にしか研究時間が取れないのが現実です（泣）

さて、またしてもChatGPTネタで恐縮ですが、今回もChatGPTを活用した業務効率化の事例を紹介します。

テーマはズバリ、「予算管理の自動化」です。

🔧 一人でこなす研究室経理

秘書がいない私の環境では、次の業務すべてを一人で処理しています：

• 稟議書の起案
• 決裁手続き
• 業者への発注
• 納品物の受け取り
• 伝票処理
• 会計ソフトへの入力（精算）

この中で最も煩雑かつ時間を取られるのが「伝票処理と帳簿の作成」です。

🧠 ChatGPTに帳簿作成を任せてみた

今回、その面倒な帳簿作成をChatGPTに丸投げしてみました。

我が大学における研究費処理の基本フローは以下の通りです：

1. 稟議書作成と決裁（Web上）

「○○を購入します」という内容の稟議書を起案し、金額に応じて見積書を添付。

• 3万円未満：見積不要
• 3〜5万円：見積1社
• 5万円超：相見積もり必要

決裁後、稟議書番号が発行されます。

2. 業者へ発注

代理店にメールや電話で注文。

3. 納品と伝票受け取り

納品物と共に、紙の納品書・請求書を受け取ります。

4. 伝票スキャンと保存

請求書・納品書をScanSnapでスキャンし、自動的にOneDriveに保存。

5. 精算処理（会計システム）

Web会計システム「楽楽精算」にて支払い依頼を作成。

稟議書番号、品目、金額、予算コード、振込先などを入力します。

申請後、支払い依頼番号が発行され、PDF形式で保存可能。

📎 帳簿をChatGPTで作成するプロンプト

支払い依頼書のPDFをChatGPTに読み込ませたら、以下のようなプロンプトを入力します

—-
あなたは優秀な経理担当者です。研究費の管理を任されており、研究費の支出状況を把握する立場にあります。あなたは支出状況を確認し、報告する義務があります。
管理する研究費は次の通りです。
研究費A　予算AAAA円　予算コードXXXX
研究費B　予算BBBB円　予算コードYYYY
PDFファイルの内容を読み取り、研究費Aと研究費Bの帳簿を作ってください。
—-

ChatGPTは、PDF内の予算コード・品目・金額などを正確に識別し、財源ごとの支出内訳・残額を含む帳簿を自動生成してくれます。

希望すれば、Excel形式の表として出力させることも可能です。

🔍 ChatGPTで照合もできる

次に、スキャンした請求書や納品書（PDF）をChatGPTに読み込ませ、上で作成した業者支払い依頼と突き合わせることも可能です。

ChatGPTは、次のような作業もサポートしてくれます：

• 請求書はあるが、支払い依頼がされていないものの検出
• 同じ支出の二重計上のチェック
• 支払先・金額の整合性確認

✅ まとめ

まだ一部に人手を要する作業もありますが、帳簿作成と照合作業の自動化は十分に現実的なレベルに達しています。

研究に集中したい教員こそ、ChatGPTをうまく活用して事務処理の省力化を図ってみてはいかがでしょうか？